(一)年会的通知：行政事务部于近期内向各部门发出书面的《关于做好20xx年度年终工作总结与下年工作计划制定的通知》;
(二)年会宣传与就协VCR摄制：广告宣传部做好年会活动的相关宣传工作。对本次年会活动进行公示和宣传，达到全员知悉。负责安排与跟进(具体包括：第一届理事会成员寄语，新一届理事会愿景，各部门部长及部员对协会成立一周年的祝福等);
(三)晚会节目的编排：由人力资源部负责晚会节目的征集、海选、编排;
(四)横幅的制作：紫底白字横幅一条：预祝***就协20xx年“专心成长超越自我”主题年会暨协会成立一周年庆典晚会圆满成功!落款：***就业发展协会，12米;
红底黄字横幅一条：“专心成长超越自我”主题年会暨协会成立一周年庆典联欢会落款：***发展协会，12米;
(五)年终工作总结与计划的收交：行政事务部收集各部门年终工作总结与下年度工作计划，在年会前整理提交给理事会;
(六)发言稿的撰写：通知大会发言相关人撰写发言稿，并及时通知年会最终确定的时间、地点;
(七)物品的采购：提前采购年会所需的物品。具体物品见预算表;
(八)时间的控制：年会主持人应注意好时间的把控，避免时间控制节点远远超出原计划的预定时间。
(九)现场录像机拍照：提前安排好相关人员携带录像机或数码相机，做好大会、晚宴等活动现场的录像或拍照工作。活动后存档，可作为历史资料在公司内部局域网上共享。
(十)各项活动的工作安排：xx文化经理讲到，年会的具体工作应细化分解到相关责任人，确定每一项工作的负责人;各个工作人员应积极主动向相关负责人汇报，各负责人向总协调人进行汇报。最重要的是不要忘记确定年会当天的现场各项工作的负责人。例如：现场灯光及音响的调试、主席台及场地的布置、物品的采购与运输、宴会提前预定等等，一定要有专人负责。详细情况见主题年会工作安排表;
(十一)此次年会布置工作各项流程要严格按照协会章程及sop流程，通过这个活动锻炼、提升协会整体执行力。
很多公司都有举办年会，场地的选择很重要，制定可行预算或按既定预算安排有关工作，确定各项工作的时间安排，签订年会场地租赁合同也是很重要的。
①星级酒店
适用情况：人数在30人以上的大多数公司
优点：设施设备丰富，场地高大上拍照片好看，有面子
缺点：价格比较高，对于人数比较少的公司来说，显然不合适。
②邮轮
适用情况：创意型公司，公司人数12人-百人之间，不能过多。
优点：豪华、气派、员工高兴参与度高
缺点：价格高、wifi需要额外付钱、装饰有限制
③户外场地（旅行/室外别墅轰趴）
适用情况：公司人数少
优点：有趣、参与度高、满意度高
缺点：价格高、员工因个人家庭事务请假人数相应会更多一些、会受到天气等不可抗力的影响
④主题乐园
适用情况：公司人数不多、实力雄厚
优点：有趣、彰显公司实力、满意度高
缺点：受天气影响、价格高
⑤体育馆（特殊场地）
适用情况：公司人数多
优点：有趣、氛围浓、彰显公司实力
缺点：需要另外聘请外部协调策划公司、现场人员协调性配合度都要满分
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